Em uma mala direta o documento principal contém apenas o texto que é igual para cada destinatário

Voc� alguma vez j� deve ter presenciado ou at� mesmo recebido uma correspond�ncia, cujo destinat�rio da mesma era totalmente desconhecido, mas bastou abrir o envelope para que o mist�rio fosse completamente desvendado, tratando-se do recebimento de uma mala direta.

A utiliza��o de mala direta � um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a divulga��o de produtos, servi�os ou para fins informativos.

O grande diferencial da mala direta est� no fato de que atrav�s de um �nico modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do n�mero de destinat�rios ao qual a mesma ser� remetida.

O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execu��o de uma tarefa que antes demandava muito tempo.

Para fazermos uma mala direta, precisamos criar dois arquivos: o documento principal que cont�m o texto para ser enviado com todas as formata��es desejadas, juntamente com os campos regi�o que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um arquivo de dados (conte�do dos campos) que mudar�o de cliente para cliente.

Para servir como base de informa��es da nossa mala direta, crie no Microsoft Word uma tabela dividida em tr�s colunas contendo as respectivas descri��es:

NOME, CARGO E SAL�RIO (preencha com dados) estabelecer n� de linhas com o n� de informa��es. no m�nimo cinco linhas desta tabela, salve o documento com o nome de Contatos.doc e o feche em seguida).

OBS.: A tabela dever� ser criada na primeira linha, pois casa haja um enter acima voc� n�o conseguir� concluir a mala direta.

Vamos agora criar o documento padr�o para a composi��o da nossa mala direta.

Para tanto, abra um novo documento no Word, digite a carta abaixo considerando inclusive as informa��es descritas entre par�nteses: (com o alinhamento � direita, insira o local e a data) (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado � esquerda)

At.: NOME (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado � esquerda) Ref.:

Promo��o (tecle quatro vezes o Enter e digite as informa��es abaixo usando o alinhamento justificado)

Informamos que a vossa promo��o para o cargo de CARGO foi aprovada pela nossa Diretoria Executiva, sendo o vosso sal�rio reajustado para o valor de R$ SAL�RIO. (tecle seis vezes o Enter e digite alinhado � esquerda) Atenciosamente (tecle seis vezes o Enter e digite com o alinhamento centralizado) DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

Ap�s concluir a edi��o da carta acima, aplique as formata��es que julgar necess�rias e em seguida, salve o documento com o nome de Mala direta.doc.

Agora, para facilitar e agilizar o desenvolvimento do nosso trabalho, siga os passos descritos abaixo para a exibi��o da barra de ferramentas mala direta:

Agora que possu�mos uma base de informa��es e um modelo de documento principal, para fins did�ticos, vamos dividir a cria��o da mala direta em quatro etapas.

1. Configurando o documento principal:

2. Selecionando a base de informa��es:

3. Atribuindo campos ou valores ao documento principal da mala direta:

Atrav�s do comando Localizar Ctrl L, localize na carta o campo desejado ex: Localize o campo Nome, tecle enter, Esc para fechar o menu Localizar, com o ponto poder� verificar a palavra selecionada.

Execute os passos descritos acima tamb�m para os campos CARGO e SAL�RIO e em seguida, salve o arquivo Mala direta.doc.

Para alternar entre a exibi��o dos campos ou dos seus respectivos valores no documento, voc� dever� acessar a barra de ferramentas mala direta e pressionar o bot�o Mostrar campos/valores.

4. Gerando a mala direta:

Objetivo e Conceitos - Parte 1

Objetivo: Conceituar e demonstrar, através de exemplo prático, a criação de uma mala direta, usando os aplicativos Microsoft Word e Microsoft Excel, bem como recursos adicionais de consulta, edição e filtro aos dados dessa mala direta.

Pré-requisitos: O usuário deverá possuir conhecimento, no mínimo, dos aplicativos Microsoft Word e Microsoft Excel, para assimilação dos exemplos aqui demonstrados.

Mala Direta – Conceitos

Costuma-se chamar de mala direta  quando temos uma correspondência (ofício, carta, memorando) emitida para vários destinatários, com o mesmo texto e/ou assunto.

Em outras palavras, digita-se um texto qualquer, e envia-se o mesmo para várias pessoas. Podemos citar como exemplos de mala-direta:

» Uma convocação de um cartório eleitoral, chamando seus eleitores para atualização cadastral;

» Uma carta emitida pelo setor de cobrança de uma empresa, solicitando que seus clientes quitem débitos em atraso;

» Um comunicado de uma empresa de telecomunicações, oferecendo condições especiais para seus assinantes a adquirirem uma segunda linha telefônica ou equipamentos de telefonia inteligentes;

» Uma rede de supermercados oferecendo produtos a preços promocionais.

Os exemplos são inúmeros, e o leitor provavelmente já se viu em alguma das situações acima.  Agora que temos o conceito teórico, para melhor fixação da idéia, vamos “desenhar” a representação do que seria uma mala direta.

A mala direta é constituída por 3 elementos, que são:

a. O documento principal (podemos chamar de modelo, texto padrão, arquivo principal), que contem o texto que será igual para todos os destinatários. Perceba que existem lacunas na carta, que serão preenchidas posteriormente.

b. O arquivo de dados (base de dados, tabela, arquivo de dados), que contem os dados dos destinatários da carta , bem como outros elementos que compõem a mala direta. Estes dados vão preencher as lacunas, citadas no item a, acima.

c. Por fim, temos a mala direta propriamente dita (mala direta, documento mesclado), que é o resultado da mesclagem do documento principal com o arquivo de dados. Perceba que cada linha (registro) do arquivo de dados preencheu uma carta ou mala direta. Como temos 3 clientes (registros) no arquivo de dados, foi gerada uma mala direta com 3 cartas. Nota-se também que os campos em negrito, nas 3 cartas abaixo, provêm do arquivo de dados, acima.

É possível também , na etapa de mesclagem, filtrar os registros da mala direta. Isso quer dizer que, ao invés de imprimir todos os registros da mala direta, podemos definir critérios para mesclagem. No exemplo acima, poderíamos, caso necessário, enviar a mala direta apenas para clientes que estivessem com débito acima de 90 dias. O recurso de filtro será estudado nas próximas etapas deste tutorial.

O exemplo acima é didático e extremamente simples, e tem apenas a finalidade de criar uma imagem mental do processo de criação de uma mala direta. Em um  ambiente real, corporativo, é normal criarmos malas diretas com centenas e até milhares de destinatários. É exatamente para esta situação que preparamos este tutorial, para que você tire todo o proveito do recurso de mala direta do Microsoft Word.

ETAPAS

Para criarmos uma mala direta, é necessário cumprir as seguintes etapas:

1. Elaboração do documento principal, onde digitamos o texto que será encaminhado para todos os destinatários da mala direta, com os espaços em branco para inserção dos dados dos destinatários;

2. Criar (ou editar, caso ela já exista) uma fonte de dados, ou seja, este arquivo deve conter os dados dos destinatários da mala direta. Neste tutorial, usaremos uma fonte de dados baseada no Excel, mas podemos utilizar fonte de dados do Microsoft Access, Dbase, arquivos texto, e assim por diante.

3. Editar o documento principal, inserindo os campos de mesclagem, ou seja, os campos  que serão preenchidos com os dados da fonte de dados. Supondo  uma mala direta que enviasse congratulações pelo aniversário de seus clientes, esses campos de mesclagem poderiam ser NOME, LOGRADOURO, BAIRRO, CIDADE, UF e DATA DE ANIVERSÁRIO.

4. Mesclagem – processo no qual os dados da fonte de dados são inseridos nos campos de mesclagem, compondo a carta que será enviada aos destinatários.

Nota

Pode ser que você já crie mala direta usando apenas o Microsoft Word para gerar os 2 arquivos (documento principal e arquivo de dados). Porém, este tutorial parte do princípio que você tem o arquivo de dados em uma origem externa (um arquivo do Excel, Access, Dbase, etc...). Ora, se você já tem os dados em um arquivo externo, não há porque incluí-los no Word  através de digitação. Outra vantagem  é que, usando uma fonte de dados externa, este arquivo pode ficar em uma pasta compartilhada em um servidor de rede, e portanto disponível para todos os usuários da empresa. Esta integração dos aplicativos Office é o que eu quero mostrar a partir de agora. Mãos à obra!

Conclusão

Nesta primeira parte falamos rapidamente sobre conceitos e finalidades da mala direta. Na próxima parte vamos começar a criar o documento principal.

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  Denunciar

11.Qual das dicas abaixo é útil na hora de nomear um documento a ser salvo? Usar palavras-chave que facilitem a memorização. Digitar o nome do usuário junto com o do documento. Utilizar códigos. Todas estão corretas. 12.Conforme o texto é digitado, é necessário pressionar a tecla ENTER para mover-se de uma linha para a outra. Verdadeiro Falso 13.Para abrir um documento o que se pode fazer? Clicar na guia Arquivo e selecionar a opção Abrir. Clicar na guia Arquivo, opção Recentes e selecionar o documento na lista visualizada. Clicar no botão Abrir na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Todas estão corretas. 14.Para excluir o texto, a primeira coisa ser a feita é: Selecionar o texto a ser excluído. Pressionar DELETE. Pressionar BACKSPACE. Nenhuma das alternativas. 15.Em qual canto da janela está o controle de Zoom? Superior direito. Superior esquerdo. Inferior esquerdo. Inferior direito. Intermediário 1.O que são clip-arts? Os clip-arts são arquivos de mídia, como imagens, formas, sons, filmes, desenhos, fotos, etc., armazenados em uma biblioteca do Microsoft Office. 2.O que é SmartArt? SmartArt é uma representação visual de informações e ideias. 3.Cite três opções do grupo texto, na guia inserir. Letra capitulada, Word Art e Efeitos de textos 4.Como alterar a largura das colunas e a altura das células de uma tabela? É possível fazer essa alteração com o mouse ou com as opções do botão Propriedades 5.Quais são as orientações do documento? Orientação Retrato e Paisagem 6.Compactar as imagens para diminuir o tamanho do documento afetará a resolução delas. Essa afirmação é: Verdadeira. Falsa. 7.Na imagem abaixo, qual a função das setas horizontais e verticais? Alterar a largura da linha e a altura da coluna, respectivamente. Exibir a largura da linha e a altura da coluna, respectivamente. Alterar a largura da coluna e a altura da linha, respectivamente. Exibir a largura da coluna e a altura da linha, respectivamente. 8.Por padrão, o Word incorpora imagens em um documento de acordo com o arquivo original. Depois que a imagem for inserida, você pode redimensioná-la ou atribuir a ela efeitos especiais. Dentre esses efeitos, podemos citar dentre as respectivas categorias: Correções: nitidez, suavização e efeitos artísticos. Cor: saturação, brilho e temperatura. Efeitos de imagem: bisel, reflexo e bordas suaves. Efeitos artísticos: efeitos, rotação e contraste. 9.O usuário pode especificar uma numeração de página diferente para cada seção do documento. Essa afirmação é: Verdadeira. Falsa. 10. Um texto definido como marca d´água só será inserido na página na qual o cursor estiver posicionado. Essa afirmação é: Verdadeira. Falsa. 11. A imagem abaixo se refere a: Cabeçalho com imagem alinhada à esquerda e borda inferior. Rodapé com texto, número da página e borda superior. Somente a alternativa A está correta. As alternativas A e B estão corretas. 12.Quando clicamos em uma tabela, a guia Ferramentas de Tabela é exibida com duas divisões: as guias ______________ e ______________.? Design e Formatar Layout e Formatar Design e Layout Formatar e Inserir  13.O comando Hiperlink permite acessar um site ou outro arquivo diretamente de um documento. Essa afirmação é: Verdadeira. Falsa. 14.Na tabela, você pode copiar uma fórmula de uma célula para outra e utilizar a tecla para atualizar o cálculo. Essa afirmação é: Verdadeira. Falsa. 15.Para que o documento tenha páginas com configurações diferentes, como por exemplo, orientação paisagem em uma e retrato em outra, qual são os procedimentos indispensáveis a serem executados? Posicionar o cursor na página a ter a configuração alterada e modificar as configurações necessárias. Inserir quebra de página antes da página a ter a configuração alterada e modificar as configurações necessárias. Inserir quebra de seção antes da página a ter a configuração alterada e modificar as configurações necessárias. Inserir quebra de seção antes e depois da página a ter a configuração alterada e modificar as configurações necessárias. Avançado 1.Qual a diferença entre nota de rodapé e nota de fim? Nota de rodapé fica no final da folha selecionada e nota de fim no final do documento. 2.Como fazer um sumário automático Deve-se atribuir estilos de títulos à cada tópico que deve ser mencionado no sumário e utilizar a ferramenta do sumário automático. 3.Para que serve a mala direta? A mala-direta é uma carta modelo a ser impressa ou enviada várias vezes por e-mail, apenas trocando o destinatário 4.Cite duas funções da guia “Revisão”. Verificar a ortografia e traduzir pequenos textos. 5.Onde, por padrão, é exibido as correções de um texto após comparar textos? É comum aparecer em um novo documento. 6.Uma legenda é um rótulo numerado que pode ser adicionado a uma figura, tabela, equação ou outro objeto. Por exemplo, Imagem 1, onde: Imagem 1 é o rótulo da legenda. 1 é o número inserido automaticamente pelo Word Imagem é o rótulo da legenda. As alternativas B e C estão corretas. 7.Observe a figura abaixo: As partes destacadas na imagem se referem as(os) __________ que mudarão a cada ___________ quando a(o) ____________estiver concluída(o). Assinale a alternativa que traz as palavras que completam corretamente as lacunas acima: Linhas / Endereço / Envelope Destinatários / Registro / Etiqueta Campos / Destinatário / Mala direta Dados / Linha / Mala direta 8.É possível inserir legendas automáticas que facilitam a identificação das imagens do documento. Qual é a sequência correta para inserir uma legenda. I.Clicar na guia Referências, grupo Legendas, botão Inserir Legenda. II.Clicar em OK. III.Selecionar a imagem. IV.Indicar a posição para a legenda. III, I, IV e II. I, III, IV e II. II, IV, III e I. III, IV, I e II. 9.Em uma mala direta, o documento principal contém apenas o texto que é igual para cada destinatário. Essa afirmação é: Verdadeira Falsa 10.Qual das alternativas abaixo define mais adequadamente a função do documento principal em uma mala direta? Armazenar o texto que será comum a todas as correspondências, bem como os espaços reservados que indicam quais serão as informações exclusivas dos destinatários e onde elas serão inseridas. Exibir apenas o texto que é similar para cada correspondência mesclada. Armazenar apenas as informações de cada destinatário. Possibilitar a seleção dos destinatários antes do envio da correspondência. 11.Ao adicionar uma citação a um documento, é possível criar uma fonte bibliográfica que aparecerá na bibliografia. Verdadeira Falsa 12.Para inserir a bibliografia no documento, após a inclusão de todas as citações, você deve clicar na guia Referências, no grupo Citações e Bibliografia, em Bibliografia e escolher o modelo desejado. Essa afirmação é: Verdadeira Falsa 13.Analise as alternativas e verifique se são (V) verdadeiras ou (F) falsas.Em seguida, assinale a alternativa que contém a sequência correta de respostas. Uma legenda é um rótulo numerado que pode ser adicionado a uma figura, tabela, equação ou outro objeto. Por exemplo, Figura 1. O documento principal é o ponto de partida da mala direta e pode ser uma carta, envelope, email entre outros. Nota de fim e nota de rodapé são referências inseridas automaticamente no fim da página e no fim do documento, respectivamente. É possível formatar o sumário para que os títulos sejam visualizados com a mesma formatação que apresentam no documento. V, V, F, V V, V, V, F F, F, V, F V, V, V, V 14.Qual é a sequência correta para criar um sumário automático? I.Na guia Referências, no grupo Sumário, clicar no botão Sumário e selecionar a opção Sumário Automático 1 ou Sumário Automático 2. II.Definir quais serão os títulos que farão parte do sumário. III.Na guia Referências, no grupo Sumário, clicar em e definir o nível que o título terá. IV.Posicionar o cursor na linha de cada título. V.Posicionar o cursor no local onde o sumário deverá ser inserido. V, III, IV, I e II. IV, II, III, I e V. II, IV, III, V e I. III, I, II, V e IV. 15.Assinale a alternativa correta: