O que precisa ser feito no procedimento de finalização de contratos e exclusão de dados?

Vivemos na era da tecnologia, na qual podemos realizar uma série de coisas que não eram possíveis antes. No entanto, a dúvida que surge é sobre a privacidade e, para garantir esse ponto, existe a exclusão de dados pessoais.

No entanto, não é de hoje que existe a exclusão de dados pessoais uma vez que, antes mesmo da criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), esta já era um preocupação de algumas empresas.

O que é a exclusão de dados pessoais?

A exclusão de dados pessoais é um direito que os titulares dos dados possuem, ou seja, as pessoas das quais as informações se tratam.

E como citado anteriormente, este é um ponto que possui importância dentro das organizações há algum tempo, antes mesmo da LGPD.

Afinal, a exclusão de dados já era prevista pelo Marco Civil da Internet, a lei que regulamenta o uso da Internet no Brasil através de princípios, garantias, direitos e deveres.

Sendo assim, o direito à eliminação de dados é um conceito importante, pois concede maior controle e autonomia para os indivíduos.

Contudo, apesar de ser algo que fornece ao titular mais liberdade, a efetiva eliminação dos dados não é uma ação feita diretamente por ele, mas pela empresa.

De tal forma, é feito um pedido a empresa para que todas as informações pessoais sejam apagadas caso:

• os dados deixam de ser necessários para o objetivo inicial que pautou o tratamento destes;
• quando o cliente retira o consentimento sobre o uso de suas informações;
• se o titular se opõe ao tratamento de seus dados;
• caso o tratamento esteja fora dos aspectos impostos pela LGPD, sendo então tratamentos ilícitos;
• em situações onde os dados devem ser apagados para que o titular cumpra obrigações jurídicas.

Por outro lado, a empresa não é obrigada a realizar a exclusão caso:

1. estes sejam essenciais para exercer o direito de liberdade de expressão e informação da empresa;
2. se os dados servem para cumprir alguma obrigação dentro da lei;
3. caso sejam necessários para colocar em prática a Autoridade Pública ou se os dados forem de Interesse Público;
4. quando a empresa precisa das informações para realizar investigações científicas, históricas ou conclusões estatísticas.

Além disso, se os dados forem importantes para exercer a defesa de direitos em processo judicial.

Como as empresas devem agir segundo à LGPD?

De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, as empresas devem oferecer a eliminação de dados para todos os clientes.

No entanto, o direito ao esquecimento de acordo com a LGPD apenas é algo que serve ao titular caso esteja de acordo com as condições acima citadas.

Sendo assim, podemos entender então que não é a qualquer momento o qual os dados podem ser apagados, mesmo que esta seja a vontade do titular.

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Como a empresa pode se adequar à LGPD?

Não é novidade que as empresas devem estar de acordo com a LGPD a fim de evitar possíveis penas, como a aplicação de sanções.

Estas, por sua vez, podem ser de até 2% do faturamento bruto da empresa em um valor máximo de R$50 milhões.

Sendo assim, a melhor forma a qual a empresa pode se adaptar para a possibilidade de exclusão de dados é garantindo todos os direitos do titular de dados.

Existe a exclusão de dados na LGPD, fazendo com que esta seja parte dos direitos do titular, o aconselhado é, primeiro, proteger todas as informações durante o tempo necessário.

Uma vez feito isso, a atitude que a empresa pode fazer, caso o usuário peça que seus dados sejam apagados, é respeitar este pedido, claro, dentro de um contexto da preservação de suas obrigações.

Afinal, caso a exclusão de dados pessoais não seja feita e tenha um pedido formal do cliente, a empresa estará agindo fora da lei, podendo então sofrer sanções.

Em 2018 foi aprovada a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), um conjunto de leis criadas para regular a utilização, proteção e transferências de dados pessoais no Brasil. Com essa lei, o Brasil passou a fazer parte do rol de 100 países que possuem legislação. Dessa maneira, ela é capaz de proteger a privacidade de dados pessoais em larga escala.

A origem dessa mudança foi a GDPR (General Data Protection Regulation), uma lei aprovada em abril de 2016 que entrou em vigor em maio de 2018. A GDPR aplica-se a qualquer organização da União Europeia e estrangeira que ofereça bens/serviços a cidadãos europeus ou que acesse dados pessoais de residentes na Europa.

Basicamente, o objetivo de ambas é garantir que os dados do usuário estarão seguros e que só serão coletados com seu consentimento. Dessa maneira, em caso de vazamentos, roubo ou incidentes, as empresas poderão sofrer graves punições, incluindo multas milionárias.

Como funciona a Lei Geral de Proteção de Dados?

O novo conjunto de leis impõe regras rigorosas para a coleta de dados pessoais. Mas, o que não fica claro na lei é o que são, de fato, dados pessoais. O texto é vago e abre margem para interpretações evasivas.

Leitura sugerida: Saiba quais os dados necessários do cliente para emitir um boleto.

O projeto trata como dado pessoal qualquer informação capaz de identificar, individualmente, uma pessoa. Assim, alguns exemplos de dados pessoais segundo a lei seriam: nome, apelido, endereço residencial, endereço de email, endereço IP, fotos próprias, formulários cadastrais e números de documentos.

A LGPD garante direito de acesso aos dados pelo usuário, e estes acessos precisam ser justificados de forma acessível e eficaz. Isto é, chega de letras miúdas e de termos de privacidade cheios de jargões jurídicos. Então confira a seguir alguns dos direitos dos usuários garantido na LGPD:

• acesso aos dados;
• retificação;
• cancelamento ou exclusão;
• explicação sobre o uso dos dados;
• portabilidade dos dados (similar ao que pode ser feito entre diferentes empresas de telefonia e bancos);
• requisição de uma cópia da integralidade dos seus dados.

E quem vai fiscalizar tudo isso?

Junto ao projeto, foi criada a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), no dia 28/12, pelo ex-presidente Michel Temer. A ANPD tem entre suas atribuições: zelar pela proteção dos dados pessoais, editar normas e procedimentos sobre o tema e aplicar sanções em caso de descumprimento de regras.

Caso seja constatada alguma irregularidade, a empresa poderá receber uma série de sanções, entre elas: multa diária de 2% do faturamento limitado a 50 milhões, bloqueio ou eliminação de dados tratados de maneira irregular e suspensão ou proibição do banco de dados ou da atividade de tratamento.

Como se adequar a LGPD?

Apesar da lei só entrar em vigor em agosto de 2020, todas as empresas devem se atentar às mudanças previstas na legislação para que possam adaptar seus termos e condições, políticas de privacidade, sistemas de acesso, dentre outros. O prazo de adequação pode parecer longo, mas diante das diversas mudanças promovidas e das elevadas penalidades, o ideal é começar as adaptações o quanto antes.

Para se adequar, as empresas precisarão de criatividade e atenção. Será necessário  identificar e realizar o inventário de dados pessoais, incluindo sua classificação, informações sobre quem controla, quem processa e como são transferidos; avaliar o nível de proteção de dados de todos os envolvidos, sejam próprios ou de terceiros; definir e implantar soluções, políticas e governança de dados em toda a organização e, por fim, controlar e auditar continuamente o nível de proteção, avaliando constantemente possíveis vazamentos internamente e externamente.

Além das diretrizes citadas acima, separamos outras nesse artigo. Então, veja as 5 dicas para sua empresa se adequar à nova Lei Geral de Proteção de Dados.

#1 – Obtenha o consentimento para o tratamento de dados

O consentimento do titular é um dos principais aspectos da LGPD, sendo um dos pilares sobre o qual a LGPD foi criada. Antes, os dados dos usuários eram obtidos sem sequer avisar ao titular. É também o primeiro requisito para autorizar o tratamento de dados (Art. 7º, I).

Portanto, é de suma importância que a coleta de dados seja feita de uma forma clara e livre.  O titular das informações deverá estar de acordo e consciente do tratamento dos seus dados pessoais para uma determinada finalidade. Portanto, ela deverá sempre estar escrita de forma clara, em cláusula destacada. Além disso, nos casos de comunicação ou compartilhamento de dados com terceiros (outros controladores), é preciso consentimento específico para o ato.

#2 – Defina um encarregado interno

Um profissional, de preferência um especialista em proteção de dados pessoais ou de inteligência, deve ser designado para servir como ponte entre os titulares dos dados pessoais e a futura autoridade nacional, a ANPD.

Este profissional será responsável por elaborar relatórios, avaliando riscos à segurança da informação, sugerindo medidas para mitigar a vulnerabilidade e impacto à proteção de dados pessoais (entre outras atividades, como prevê o artigo 41, da LGPD).

#3 – Revise os contratos com fornecedores

Para aqueles que mantêm contratos com fornecedores, os quais possuem, direta ou indiretamente, acesso às informações, vale a pena revisar todos os contratos firmados. No novo contrato é preciso estabelecer novas cláusulas contratuais. Dessa maneira, é preciso exigir a conformidade legal no tratamento dos dados pessoais, sob pena de responsabilização solidária.

#4 – Faça a revisão das políticas internas

É preciso rever as medidas de segurança adotadas pela organização para prevenir, detectar ou corrigir possíveis violações dos dados. Essa é uma medida importante, já que serve como atenuante em caso de eventual penalização administrativa.

#5 – Reavalie os dados pessoais e a transparência

Os dados já coletados e processados deverão ser reavaliados, verificando o objetivo de sua coleta e o correspondente fundamento jurídico. Também será necessário informar aos titulares sempre que houver a coleta de seus dados pessoais.

Conclusão

Embora possam parecer medidas exageradas, devemos lembrar do caso recente de vazamento de dados pessoais no Facebook e da complacência na sua punição. O vazamento pode deixar uma pessoa vulnerável a qualquer tipo de ataque cibernético ou mesmo outros tipos de crimes.

A LGPD foi criada para conceber um ciberespaço mais seguro. Além disso, é um passo evoluído do Brasil nos quesitos de tratamento, confidencialidade e segurança de dados. A lei protege de atos de má fé, não só cometidos por empresas brasileiras, mas por qualquer empresa que tenha serviços no solo brasileiro.

Lembrando que o tempo está passando e já é hora de começar o planejamento para se adequar. Então, como diz o velho ditado “é melhor prevenir do que remediar”.

Este artigo foi produzido pela Usemobile!