Quem aprende a organizar a rotina aproveita cada hora do dia de forma melhor. Quer fazer parte desse grupo? Então, entenda o que fazer!
Equilibrar todas as tarefas e compromissos da sua vida pode parecer complicado, principalmente, quando se está em casa. Em situações em que não é possível sair e é preciso fazer home office, saber como organizar a rotina se torna essencial.
Afinal, procrastinar e deixar as atividades se acumularem faz com que levem mais tempo para serem cumpridas do que o necessário. Ao ter uma vida organizada, há como dar conta das suas responsabilidades sem negligenciar os momentos de lazer e descanso com a família e amigos. Além disso, a organização aumenta a produtividade e gera melhores resultados.
Mas como estruturar a sua rotina? A seguir, separamos 9 hábitos que ajudarão você a otimizar o seu tempo. Confira!
1. Planeje a sua rotina
Começar um dia sem saber o que precisa ser feito é um convite para o desastre. Sem um planejamento, é impossível se lembrar de todas as tarefas e de suas prioridades. Portanto, para iniciar a organizar a rotina, é fundamental separar um tempo do seu dia para planejá-la. Para isso, vale utilizar uma agenda ou um planner semanal com prazos e horários.
Alguns aplicativos podem ajudar nesse planejamento de rotina, como o Trello, Evernote, Google Agenda e outros. Os recursos são fáceis de usar e podem ser administrados pelo celular. Dê preferência para o app que melhor combina com seu perfil e necessidades, assim você garante que vai conseguir usar de forma eficiente.
Contudo, é importante anotar todas as suas atividades e decidir o que precisa ser feito primeiro. Também é necessário separar alguns minutos entre as ações para o descanso. Não se esqueça de respeitar o seu planejamento, por isso, ele deve ser realista. Se você separar 1 hora para realizar algo que requer 3 horas para ser finalizado, a frustração será grande.
Além disso, esse é um ponto que atrasa toda a organização e que gera uma mentalidade inadequada. Afinal, já que você está atrasado, por que continuar seguindo o planejamento, não é mesmo? É aí que a sua rotina começa a se embolar e fica impossível retomar o controle, pois vira uma bola de neve.
Assim, observe quanto tempo você leva para exercer a tarefa em questão. É melhor colocar alguns minutos a mais e utilizar o que sobrou como intervalo do que sentir que falhou.
2. Descubra o que funciona para você
É essencial descobrir que tipo de planejamento funciona para você. Portanto, não adianta fazer como um amigo ou pegar uma rotina pronta. Se a sua disposição for maior depois do almoço, por exemplo, vale deixar atividades complicadas para esse momento do dia em que o foco é mais alto.
Está tudo bem tentar diversas rotinas algumas vezes até acertar, afinal, você só saberá o que funciona na prática. Mas é fundamental aprender com os seus erros! Se o planejamento do seu dia não deu certo, anote o que ocorreu de errado. Assim, é possível repensar e determinar novas medidas para que tudo seja cumprido sem dificuldade.
Também é importante ser flexível, já que surpresas acontecem e talvez surja um problema urgente para ser resolvido. Nesse caso, é preciso adaptar o seu planejamento, ou seja, se aparecer uma tarefa que requer prioridade, troque por uma das atividades do dia que pode ser adiada.
Não se cobre ao extremo, pois a organização é feita para ajudar a otimizar a sua vida e não causar ansiedade ou sentimento de culpa.
3. Separe um tempo para as tarefas de casa
Ao estar na sua residência, é preciso cuidar de ações específicas a fim de manter a organização e funcionamento. Portanto, reserve um período para que essas questões não se misturem com o trabalho.
Tentar ser multitarefa e fazer tudo ao mesmo tempo só trará retrabalho para a sua rotina. Algo que poderia ter sido feito em alguns minutos acaba tomando horas. Assim, saiba equilibrar o seu planejamento: tenha horários para trabalhar, arrumar os cômodos, cozinhar e desempenhar as demais atividades. Se tiver uma ideia para reduzir o desperdício em casa, coloque-a em prática no horário específico para essas tarefas.
Fazer um cronograma de faxina também é uma boa ideia, já que dá para determinar o que deve ser feito diariamente ou semanalmente. A limpeza pesada, por exemplo, pode ser realizada quinzenalmente ou de acordo com a necessidade do lar. Já retirar o pó e varrer os cômodos são ações que podem ser feitas, de preferência, em dias alternados para manter a limpeza e deixar a casa confortável.
4. Utilize técnicas de produtividade
Para ajudar a organizar a rotina e melhorar o resultado do seu trabalho, é possível adotar técnicas de produtividade. A técnica Pomodoro é uma das mais conhecidas e consiste em 25 minutos de concentração total na tarefa e uma pausa de 5 minutos. No quarto ciclo, a pausa é de 15 a 20 minutos.
Já o método GTD (Getting Things Done), a intenção é tirar tudo que há na sua cabeça e repassar para uma lista. Depois, você processa as ações e divide-as em grupos para descobrir o que deve ser feito primeiro. O objetivo é ter consciência de que você está fazendo o que é mais importante no momento.
No Kanban, é preciso usar 3 colunas para as tarefas: a fazer, em andamento e concluídas. Com o auxílio de post-its, dá para fazer uma organização visual. Conforme as atividades forem cumpridas, elas são movimentadas entre as colunas.
5. Não adie a anotação dos seus compromissos
Um vilão da organização é anotar compromissos e tarefas em um papel avulso ou em um lugar inadequado. As chances de a informação ser descartada por engano são enormes. Logo, não deixe para depois: assim que tiver uma nova atividade a fazer, anote imediatamente na sua agenda ou planner.
Além de organizar a rotina, isso evita que você tenha problemas de concentração, já que não estará constantemente tentando lembrar se há algo que ficou para trás. A anotação imediata também ajuda a evitar que compromissos sejam deixados de lado.
6. Evite os hábitos ruins
Para organizar a rotina corretamente, é importante identificar os seus hábitos ruins e evitá-los. A procrastinação é a maior inimiga da produtividade, então, se você sofre com isso, evite comportamentos que possam servir de gatilho. Ao começar uma tarefa, silencie as notificações do smartphone e mantenha os eletrônicos desligados.
Não caia no hábito de utilizar pausas breves para conferir as redes sociais, pois isso é um convite para entrar em um buraco negro e se torna difícil voltar a atenção para o que estava sendo feito. Prefira relaxar, fazer um pequeno lanche ou até mesmo olhar pela janela durante os intervalos, mas atenção para não perder o foco e se distrair com outras situações. Deixe para usar o celular quando terminar tudo.
Outros hábitos ruins que devem ser cortados da sua rotina são:
- trabalhar até de madrugada e acordar tarde;
- pular refeições para realizar atividades atrasadas;
- deixar a bagunça tomar conta da sua casa por falta de tempo;
- e não ter momentos de lazer.
Com uma organização adequada, é possível fazer tudo que é preciso sem pressa e, ainda assim, manter-se descansado.
7. Cuide da sua alimentação
Pode até parecer um tópico sem muita relevância quando o assunto é como organizar a rotina em casa e no trabalho. Mas você reparou quanto tempo perde para decidir o que comer, preparar alguns alimentos e, muitas vezes, acaba se alimentando mal ou recorrendo aos fast-foods por falta de organização?
Na maioria das vezes, isso acontece porque as pessoas ficam tão concentradas em tentar dar conta de tudo que acabam se esquecendo dos horários das refeições e por falta de tempo consomem alimentos rápidos, geralmente, gordurosos e pouco nutritivos.
Por isso, procure fazer um cardápio da sua alimentação para a semana e dê preferência a alimentos leves, que deem saciedade, sejam fáceis de consumir e ricos em vitaminas. Assim, você consegue comer bem durante o dia sem perder muito tempo nas outras tarefas e garante a produtividade, pois estará com energia para seguir o cronograma.
8. Faça atividades físicas
Para quem tem dificuldade em dar conta de uma rotina cheia de tarefas, é comum sentir a cabeça pesada, com vários pensamentos ao mesmo tempo. O fato é que isso prejudica a concentração nas atividades, diminui a sua produtividade e aumenta os níveis de estresse. Pensando nisso, uma boa opção é incluir na rotina alguns exercícios físicos.
O mais importante no início é começar devagar, porém não abrir mão desse compromisso consigo mesmo. Por exemplo, comece três vezes por semana fazendo 30 minutos de alguma atividade física do seu gosto, no horário mais confortável para você. Depois que conseguir cumprir essa meta, aumente o tempo ou a frequência das atividades.
Essa prática vai ajudar muito na sua concentração, aliviar a tensão dos compromissos e, claro, refletirá na sua produtividade e forma de tomar decisões. Afinal, a sua cabeça ficará mais tranquila para resolver problemas comuns do dia a dia.
Por fim, outra dica que pode salvar a sua rotina é pensar com antecedência nas principais tarefas que você precisa desenvolver. Durante a semana de trabalho, organize o que precisa entregar nos próximos dias e não deixe para iniciar próximo ao prazo. Confira se você tem todas as ferramentas, informações etc, para executar a tarefa e o que faltar, providencie ou delegue para alguém que possa ajudar.
Além disso, se for possível, faça um rascunho com as ideias do trabalho para facilitar o desenvolvimento quando for realizá-lo. Assim, você terá todos os detalhes em mãos quando precisar e evitará pausas por falta de planejamento ou dados para concluir o trabalho.
Saber como organizar a rotina é algo fundamental para otimizar o seu tempo e ter mais produtividade, especialmente em situações em que você deve ficar em casa. Ao analisar o que funciona melhor no seu dia a dia e distribuir bem as suas horas, verá que dá para ter mais qualidade de vida, além de saúde e menos estresse.
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